Ud med papiret

Printeren er stadig flittigt i brug i virksomhederne. Især i bogholderiet må printeren arbejde intens for at følge med. Fakturaer, regninger, kvitteringer, kreditnotaer, rykkere, ordrer og tilbud printes og placeres i de respektive mapper. Inden de lander på den rette hylde.

Fakturaer fra kunde X i oktober 2018, dem finder vi på hylde tre, mens regningen fra TDC måneden forinden står i reolen over ved bagvæggen.

Farvel til frygten

Samme manøvren kan foretages på computeren, hvis du digitaliserer hele bogholderiet. Det kræver få klik at tilgå systemet og derefter kan du bladre rundt eller blot søge efter de ønskede oplysninger.

Med det digitale bogholderi forsvinder frygten også. – Hvad nu hvis et bilag forsvinder, hvad hvis bygningen brænder eller hvis Jens fra salg spilder kaffe ud over de seneste ordrer?

Bilagene i det digitale bogholderi ligger i en cloudløsning og gemmes automatisk flere steder, så selv ved et nedbrud eller en brand er bilagene reddet. Jens kan stadig spilde kaffe i computeren, men det dræber kun computeren, ikke bilagene.

Du slipper også den fysiske mappeoverlevering, når revisoren skal i gang.

Og revisoren slipper for at bladre rundt i tykke mapper for at finde det enkelte bilag, der sjovt nok er placeret i den forkerte måned.

For din virksomhed betyder det mindre arbejde for printeren, lavere forbrug af papir og en tidsbesparelse i bogholderiet, da medarbejderne ikke længere skal bruge flere arbejdsgange på at håndtere hvert bilag.

Det er samtidig en gevinst for miljøet, at du minimere forbruget af papir, og hvis det ikke varmer dit hjerte, så kan du glæde dig over, at digitaliseringen giver en besparelse på bundlinjen.

 

Er du bagud eller fremsynet?

Forskellen mellem en digital løsning til bogholderiet og den traditionelle løsning med bilag i mapper er ligetil. Med den digitale løsning har du altid fuldt indblik i virksomhedens økonomi i real-time, mens du kun kan se fortiden i papirerne.

 

Fejl i fortiden

Forestil dig, at du udsender en faktura 5. januar. Der er travlhed i forretningen, og du får ikke fulgt op på indbetalingerne i netbanken. Revisoren får alle bilag i begyndelsen af april. Kalenderen siger midt april, inden han vender tilbage med resultatet for årets første tre måneder, og først da bliver det opdaget, at fakturaen fra januar ikke er betalt.

I mindre og mellemstore virksomheder har direktøren ofte flere kasketter. Det betyder, at du som leder både har ansvaret for medarbejdere, salg, indkøb og bogholderi, og i den heksekedel er det let at miste overblikket. Selv med en bogholder ansat, er der sjældent klarhed over virksomhedens finanser her og nu.

Som virksomhedsejer vælger du selv, hvordan regnskabet skal føres, men holder du fast i papiret, så vil du altid sidde og kigge på, hvordan virksomheden klarede sig i bagud i stedet for at se fremad.

Einfach tror på, at det bedste for virksomheder er at vide, hvordan økonomien ser ud her og nu.

 

Følg med live

I stedet for at indsamle og overgive bilagene til revisoren kan du med fordel vælge en digital løsning, hvor alle virksomhedens bilag og transaktioner registreres løbende. Derved får du automatisk real-time indblik i virksomhedens finansielle sundhed.

Det er ganske ligetil at koble virksomhedens bilag, netbank, fakturaer og regninger sammen i en digital løsning, der hele tiden er opdateret og giver et klart billede af din virksomheds reelle økonomi. Udfordringen består i at tage valget og droppe papiret.

 

Derfor skal du gå digitalt!

E-mailen vandt kampen over det klassiske brev, fordi mailen rent faktisk gjorde det lettere at sende post. Ideen om det papirløse kontor har eksisteret i mange år. Alligevel printer vi stadig lystigt dokumenter ud.

Årsagen til at nogle digitaliserede løsninger ikke slår igennem er, at de ikke skaber en merværdi i virksomheden, de frigiver ikke tid hos brugerne og de forenkler ikke hverdagen.

Hos Einfach tror vi fuldt ud på værdien af det digitale bogholderi. Vores løsning mindsker ikke alene arbejdet med bilagene, men også skaber en merværdi gennem de data, der genereres.

Papirvejen

Det klassiske bogholderi er i dag stadig båret af printede bilag.

  • Fakturaen ankommer typisk per mail som en vedhæftet fil.
  • Fakturaen bliver derefter printet ud, bogholderen klipper huller i siden af papiret og placerer det i den rette mappe.
  • Derefter åbner medarbejderen netbanken, sætter fakturaen til betaling og sender en besked om godkendelse til den rette medarbejder.
  • Når chefen har accepteret fakturaen, godkendes betalingen endeligt og når kvartalet er slut, kan du tage mappen med bilag med til mødet med revisoren.

Konklusion

Direktøren skal ind over alle bilag, og bogholderen skal håndtere hvert enkelt bilag manuelt. Alt efter mængden af bilag er det en arbejdsopgave, der kræver en daglig indsats. Og det er en opgave, der tager tid fra den egentlige kerneforretning i virksomheden.

Der er flere virksomheder indenfor bogholderiverdenen, der udbyder løsninger, hvor bilagene arkiveres elektronisk, men arbejdsgangene er de samme, det er blot papiret, der forsvinder ud af ligningen.

Den digitale løsning

Hos Einfach gør vi tingene anderledes, da vores vision er at fjerne indtastning og papir, så virksomhederne får mere tid til kerneforretningen.

  • Mailen med fakturaen lander i en inbox, der automatisk sender den vedhæftede faktura over i Einfachs system.
  • De medarbejdere der skal godkende fakturaer, modtager dagligt en mail med oplysninger om hvilke fakturaer, der ligger til godkendelse.
  • Systemet har en nem ”mouse over” funktion, hvor du kan se, hvor fakturaen er i processen.
  • Når du har godkendt, sendes fakturaen automatisk videre til betaling og samtidig bliver fakturaen arkiveret i dit regnskabssystem.
  • På månedsbasis eller kvartalsvis modtager du en mail med en rapport, der viser virksomhedens nøgletal

Konklusion

Med en digital løsning fra Einfach består den eneste arbejdsproces i virksomheden af en godkendelse af bilagene. Alle andre processer er automatiseret.

I bonus får du en rapport, der viser virksomhedens sundhed og udvikling. Samt giver mulighed for at få større indsigt i virksomhedens økonomiske tilstand.

Elektronisk bankafstemning – en gevinst for virksomheden

Elektronisk bankafstemning frigiver timer i bogholderiet og sparer bogholderen for meget arbejde i dagligdagen. Endvidere kan bogholderiet lukke måneden hurtigere, og bankafstemningsfunktionen hjælper bogholderen med til at få bilagene indsamlet hurtigere.

Selve afstemning med banken er en af hjørnestenene i korrekt og rettidig bogføring. Det er altid der, vi begynder, når vi går i gang hos en ny kunde. Hvis bogholderen har styr på at afstemme banken, så er en vigtig del af det bogholderiet på plads.

Det er i forbindelse med bankafstemningen, at bogholderen skal på jagt efter manglende bilag i organisationen. I det traditionelle bogholderi sidder bogholderen med papirudskrifter og overstregningspenne i alle regnbuens farver. De manglende bilag noteres og den medarbejder, der er synderen får en venlig påmindelse om at finde parkeringskvitteringen fra kundemødet i begyndelse af måneden.

Udfordringen består i, at manglende bilag oftest er en forglemmelsen. Og det kan være yderst tidskrævende at genfinde det rette bilag. Tænk på livet for den typiske sælger. Dagen foregår på landevejen, sælgeren genererer X antal bilag dagligt, og nu skal han finde det specifikke bilag fra parkering for tre uger siden.

Ideelt set har alle naturligvis styr på bilagene til enhver tid, men den lette løsning er at gå over til at anvende elektronisk bankafstemning. Det sparer ikke alene tid i bogholderiet, men gør det også livet nemmere for de glemsomme medarbejdere.

Systemet opdager automatisk manglende bilag, og derefter er det nemt at sende information ud til de ansvarlige i organisationen. På den måde kan bogholderen gemme overstregningspennene væk, og dermed sparer virksomheden en masse manuelt arbejde med bilagene. Samtidig bliver det også nemmere for medarbejderne, da de hurtigere får besked om, hvilke bilag, der mangler i bogholderiet. Det er en Win win!

Ud med tusserne

Du kan nemt importere alle posteringer fra din netbank ind i økonomisystemet. Her kan du så bede systemet om at matche posteringer i økonomisystemet med bankposteringerne. Dette giver dig hurtigt et overblik over hvad der mangler.

Elektronisk bankafstemning giver dig også mulighed for at bruge posteringer fra netbanken i din egen bogføring. Det vil sige, at du sparer indtastning og undgår fejl

Papirløst bogholderi

I 2012 satte vi os det mål, at alt papir skulle fjernes i vores bogholderi. Der fandtes allerede gode standardsystemer til bogføring og regnskab, som kunne understøtte papirløst bogholderi. Disse standardløsninger har gjort det muligt at nå vores mål om at blive 100% papirløs.

Bogføring foregår nu ikke længere med en stak papir på bordet og hånden på tastaturet. Bilagene modtages i stedet elektronisk enten som PDF eller data. Økonomisystemet kan selv afløfte de nødvendige oplysninger og bogholderens indtastning minimeres.

Det sparer en masse tid og eliminerer tastefejl.

Der findes mange forskellige muligheder for at modtage bilag elektronisk.

I mindre bogholderier, som ønsker at være papirløse, modtager vi bilagene som PDF. Præcis som du kender det fra din egen mailbox.

Har du mange bilag hver måned (ca. 300 eller mere), så anvender vi ofte EAN, GLN, EDI og OIOXML, som er forskellige standarder for fakturamodtagelse. Du skal imdlertid ikke bekymre dig om disse ting, da det håndteres af standardsoftware.

Ring og få en snak med Jesper Holm-Pedersen om hvordan simple standardløsninger kan gøre din virksomhed papirløs. Vi lover, at du aldrig vil kigge dig tilbage, når det er implementeret.

Jesper har nummer 61 28 88 00 eller send en mail jhp@einfach.dk