Ud med papiret

Printeren er stadig flittigt i brug i virksomhederne. Især i bogholderiet må printeren arbejde intens for at følge med. Fakturaer, regninger, kvitteringer, kreditnotaer, rykkere, ordrer og tilbud printes og placeres i de respektive mapper. Inden de lander på den rette hylde.

Fakturaer fra kunde X i oktober 2018, dem finder vi på hylde tre, mens regningen fra TDC måneden forinden står i reolen over ved bagvæggen.

Farvel til frygten

Samme manøvren kan foretages på computeren, hvis du digitaliserer hele bogholderiet. Det kræver få klik at tilgå systemet og derefter kan du bladre rundt eller blot søge efter de ønskede oplysninger.

Med det digitale bogholderi forsvinder frygten også. – Hvad nu hvis et bilag forsvinder, hvad hvis bygningen brænder eller hvis Jens fra salg spilder kaffe ud over de seneste ordrer?

Bilagene i det digitale bogholderi ligger i en cloudløsning og gemmes automatisk flere steder, så selv ved et nedbrud eller en brand er bilagene reddet. Jens kan stadig spilde kaffe i computeren, men det dræber kun computeren, ikke bilagene.

Du slipper også den fysiske mappeoverlevering, når revisoren skal i gang.

Og revisoren slipper for at bladre rundt i tykke mapper for at finde det enkelte bilag, der sjovt nok er placeret i den forkerte måned.

For din virksomhed betyder det mindre arbejde for printeren, lavere forbrug af papir og en tidsbesparelse i bogholderiet, da medarbejderne ikke længere skal bruge flere arbejdsgange på at håndtere hvert bilag.

Det er samtidig en gevinst for miljøet, at du minimere forbruget af papir, og hvis det ikke varmer dit hjerte, så kan du glæde dig over, at digitaliseringen giver en besparelse på bundlinjen.